De kascommissie controleert niet het beleid van de VvE. Dit is een veelvoorkomende misvatting. De commissie beoordeelt of de financiële administratie klopt en of de uitgaven correct zijn geboekt, maar heeft geen zeggenschap over beleidskeuzes, zoals de hoogte van de VvE-bijdrage of de beslissing om groot onderhoud uit te voeren. Als de kascommissie twijfels heeft over bepaalde uitgaven, kan ze hierover wel vragen stellen aan het bestuur en haar bevindingen rapporteren aan de ALV.
Wie kan lid worden van de kascommissie?
Een Vereniging van Eigenaren (VvE) is verantwoordelijk voor het financiële beheer van het gebouw. Om ervoor te zorgen dat het bestuur dit goed uitvoert, wordt een kascommissie aangesteld.
Iedere eigenaar binnen de VvE kan lid worden van de kascommissie, mits hij of zij geen deel uitmaakt van het bestuur. Dit zorgt voor een onafhankelijke controle. Hoewel een financiële achtergrond handig kan zijn, is dit niet verplicht. Belangrijker is dat de leden van de kascommissie zorgvuldig en nauwkeurig te werk gaan en begrijpen hoe de financiële administratie van de VvE in elkaar zit.
Hoe wordt de kascommissie benoemd?
De kascommissie wordt benoemd tijdens de Algemene Ledenvergadering (ALV). Meestal bestaat de commissie uit twee leden, die voor een periode van één of twee jaar worden aangesteld. Om continuïteit te waarborgen, wordt vaak gewerkt met een roulatiesysteem, waarbij jaarlijks een lid vervangen wordt en een nieuw lid toetreedt. Dit voorkomt dat alle kennis in één keer verloren gaat.
Wat zijn de taken van de kascommissie?
De belangrijkste taak van de kascommissie is het controleren van de financiële administratie van de VvE. Dit betekent onder andere:
- Het controleren van de jaarrekening en het grootboek.
- Het nagaan of inkomsten en uitgaven correct zijn geboekt.
- Het controleren of er facturen en bonnetjes zijn voor uitgaven.
- Het controleren of het saldo op de bankrekening overeenkomt met de boekhouding.
- Het signaleren van opvallende uitgaven en afwijkingen.
De kascommissie hoeft niet elk detail te controleren, maar moet steekproeven nemen en een algemeen oordeel vellen over de financiële administratie.
Tot de taak van de kascommissie behoort dus niet het controleren van het beleid.
Hoe werkt de controle door de kascommissie?
De kascommissie voert haar controle meestal een keer per jaar uit, voorafgaand aan de ALV waarin de jaarrekening wordt vastgesteld. Dit proces verloopt in de volgende stappen:
- Opvragen van financiële stukken – De kascommissie vraagt bij het bestuur of de beheerder de financiële administratie van het afgelopen boekjaar op.
- Doorlopen van de administratie – De commissie controleert de boekhouding, doet steekproeven en kijkt of alle inkomsten en uitgaven correct zijn verwerkt.
- Bespreken van bevindingen met het bestuur – Als er onduidelijkheden of fouten zijn, bespreekt de commissie deze eerst met het bestuur.
- Opstellen van een kascommissieverslag – Hierin geeft de commissie haar oordeel over de financiële administratie en doet ze eventueel aanbevelingen.
- Advies over decharge – Tijdens de ALV brengt de commissie haar advies uit over het al dan niet verlenen van decharge aan het bestuur. Dit betekent dat de leden instemmen met de manier waarop het bestuur de financiën heeft beheerd.
Wat te doen als lid van de kascommissie bij een onenigheid met het bestuur?
Soms komt het voor dat de kascommissie en het bestuur het niet eens zijn over de financiële administratie. Wat kun je als lid van de kascommissie doen in zo’n situatie?
- Bespreek het intern – Vaak gaat het om misverstanden of administratieve fouten die eenvoudig opgelost kunnen worden.
- Vraag om extra uitleg – Als bepaalde uitgaven of boekingen niet duidelijk zijn, vraag het bestuur dan om een toelichting.
- Meld je zorgen bij de ALV – Als de kascommissie twijfels heeft over de financiële administratie, kan ze dit melden aan de ALV. De vergadering kan besluiten extra onderzoek te laten doen of geen decharge te verlenen.
- Schakel een externe controleur in – Als er serieuze twijfels zijn over fraude of mismanagement, kan de ALV besluiten een accountant of externe partij in te schakelen voor een diepgaandere controle.
Wat als de VvE geen kascommissie heeft?
Volgens de meeste modelreglementen is een VvE verplicht om een kascommissie te benoemen, tenzij de controle wordt uitbesteed aan een externe accountant. Als een VvE geen kascommissie heeft en er ook geen externe controle plaatsvindt, kan dit juridische gevolgen hebben. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat decharge voor het bestuur wordt geweigerd, omdat er geen onafhankelijke controle is uitgevoerd. Daarnaast kan het leiden tot aansprakelijkheidskwesties als blijkt dat er financiële misstanden of nalatigheden hebben plaatsgevonden zonder dat deze tijdig zijn gesignaleerd.
Conclusie
De kascommissie speelt een cruciale rol in de financiële gezondheid van een VvE. Door de jaarrekening en boekhouding zorgvuldig te controleren, zorgt de commissie ervoor dat de financiën transparant en correct worden beheerd. Hoewel de kascommissie niet verantwoordelijk is voor het beleid van de VvE, kan ze wel kritisch kijken naar de manier waarop geld wordt uitgegeven en hier vragen over stellen. Bij meningsverschillen met het bestuur is het belangrijk om in gesprek te blijven en, indien nodig, de ALV in te schakelen. Een goed functionerende kascommissie draagt bij aan het vertrouwen binnen de VvE en voorkomt financiële verrassingen.
